Abläufe automatisieren · Für Unternehmen in NRW
Anfragen sortieren. Daten übertragen. Unterlagen vorbereiten. Ich verbinde die Schritte, die dich heute unnötig beschäftigen — damit du mehr Zeit für die eigentliche Arbeit hast.
Meinen Ablauf besprechenKommt dir bekannt vor?
Wir wählen eine konkrete Aufgabe. Die folgenden Situationen zeigen mögliche Ansätze, die wir auf deinen Betrieb übertragen.
Heute
Kontaktdaten kommen per Formular und werden in eine Liste, eine E-Mail und ein weiteres Programm übertragen.
Ein möglicher neuer Ablauf
Die Angaben werden einmal erfasst und an die passenden Stellen übergeben. Unvollständige Vorgänge bleiben zur Bearbeitung sichtbar.
Heute
Nachrichten verteilen sich auf Postfächer. Rückfragen und Zuständigkeiten werden nebenbei geklärt.
Ein möglicher neuer Ablauf
Jede Anfrage bekommt einen festen Platz, einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt. Erinnerungen können an offene Aufgaben anknüpfen.
Heute
Vorlagen werden kopiert, Daten gesucht und Texte jedes Mal neu zusammengesetzt.
Ein möglicher neuer Ablauf
Vorhandene Angaben werden in die passende Vorlage übernommen. Du kontrollierst den Entwurf, bevor er weitergegeben wird.
Mach es für dich greifbar
Setze deine eigenen Werte ein. Berücksichtige auch Kontrolle und Pflege. So entsteht eine Gesprächsgrundlage für einen ersten Versuch.
Deine Beispielrechnung
1 Std. 50 Min.
weniger Aufwand pro Woche
Rund 7 Std. 57 Min. pro Monat.
Rechenbeispiel, kein Leistungsversprechen. Monat = 52 Wochen ÷ 12. Einrichtung und einmalige Einarbeitung sind nicht enthalten.
Erst der Ablauf. Dann die passende Technik.
Wir beginnen mit dem, was dich aufhält. Für eindeutige Regeln und Datenübertragungen prüfen wir eine direkte Verbindung deiner Programme. Wo Texte eingeordnet, Antworten vorbereitet oder Informationen zusammengefasst werden sollen, kann eine KI-Anbindung dazukommen.
Du bekommst einen Vorschlag, der erklärt, welche Schritte automatisch laufen, wo du entscheidest und welche Kosten oder laufenden Aufgaben entstehen. Dein vorhandenes Werkzeug bleibt dabei der Ausgangspunkt.
Mehr über KI-AnbindungenKI & Automatisierung, konkret
Wir beginnen mit einem Ablauf, der dich heute Zeit kostet. Hier siehst du, wie eine passende Verbindung aussehen kann.
Ein möglicher Ablauf für den ersten Kundenkontakt.
Die Angaben aus dem Formular kommen strukturiert an.
Anliegen und Kontaktdaten werden dem richtigen Vorgang zugeordnet.
KI erstellt einen Entwurf aus den vorhandenen Informationen.
Du prüfst die Antwort und legst den nächsten Schritt fest.
Beispielabläufe. Die konkrete Anbindung richten wir nach deinen Werkzeugen und Aufgaben aus.
KI-Anbindungen ansehenWas du am Ende bekommst
Ausgangslage, beteiligte Programme, nötige Daten und Zuständigkeiten werden nachvollziehbar festgehalten.
Ein klar vereinbarter Vorgang wird verbunden und mit typischen Fällen sowie Ausnahmen geprüft.
Du weißt, wie der Ablauf funktioniert, wer eingreifen kann und wie dein Team bei Fehlern weiterarbeitet.
Laufende Nutzungskosten, Betreuung und mögliche Erweiterungen werden vor dem Einsatz geklärt.
Umfang & Entscheidungen
Geeignet sind häufige, überschaubare Vorgänge mit klaren Eingaben und einem überprüfbaren Ergebnis: Formulardaten übergeben, Erinnerungen vorbereiten oder Angaben in Vorlagen einsetzen. Wir schätzen Häufigkeit, Zeitbedarf und Fehlerfolgen ab, bevor wir die technische Lösung auswählen.
Fehlende Daten, doppelte Anfragen oder eine ausgefallene Verbindung dürfen nicht unbemerkt bleiben. Deshalb planen wir Rückmeldungen, Zuständigkeiten und einen manuellen Ersatzweg mit ein. Die Übergabe erklärt deinem Team, wie der Ablauf kontrolliert und bei Bedarf gestoppt wird.
Passende Arbeitsbeispiele
Eigenes Projekt
Unser eigenes Produkt für den Handwerksalltag: Website, Anfragen und Betriebsabläufe werden gemeinsam gedacht und verständlich gestaltet.
Kundenprojekt
Eine fokussierte Landingpage für Impuls Events. Thema, Nutzen und Anmeldung werden in einem zusammenhängenden Seitenaufbau erklärt.
Häufige Fragen
Nein. Datenübertragung, Erinnerungen und feste Entscheidungsregeln lassen sich oft ohne KI abbilden. KI kommt dort hinzu, wo beispielsweise freie Texte eingeordnet oder Entwürfe vorbereitet werden sollen.
Das hängt von den beteiligten Programmen, der Anzahl der Vorgänge und einer möglichen KI-Nutzung ab. Einrichtung, externe Programmkosten und Betreuung werden getrennt betrachtet.
Wir vergleichen den bisherigen Zeitaufwand mit dem Ablauf nach der Einführung. Die Beispielrechnung auf dieser Seite nutzt deine Eingaben und ist keine zugesicherte Einsparung.
Sinnvoll kombinieren
Im Ratgeber: Weniger Büroarbeit: Welchen Ablauf solltest du zuerst automatisieren?
Für Unternehmen in Duisburg, am Niederrhein und im Ruhrgebiet. Wir klären dein Angebot und den tatsächlichen Bedarf – mit einem festen Ansprechpartner für die vereinbarten Aufgaben.
Projekt mit Kevin besprechenDer erste Schritt
Beschreibe kurz, was du heute von Hand machst und welche Programme beteiligt sind. Ich schaue mir den Ablauf mit dir an und schlage einen überschaubaren Einstieg vor.
Projekt unverbindlich anfragen