Das nimmst du mit
- Mit einer wiederkehrenden, überschaubaren Aufgabe anfangen.
- Bearbeitungszeit einschließlich Kontrolle und Ausnahmen betrachten.
- Erst feste Regeln und Anbindungen prüfen, dann den möglichen KI-Anteil.
Beobachte eine typische Arbeitswoche.
Schreibe Aufgaben auf, bei denen dieselben Informationen mehrfach auftauchen. Zum Beispiel: Eine Anfrage kommt per Formular an, wird in eine Tabelle übertragen und anschließend noch einmal in einer E-Mail zusammengefasst. Notiere die einzelnen Schritte, die Programme und die zuständigen Personen.
Erfasse auch, was schiefläuft. Fehlen Angaben, werden Dateien gesucht oder wird ein Vorgang doppelt angelegt? Diese Ausnahmen sind Teil der Aufgabe. Sie einfach auszublenden führt zu einer Rechnung, die später im Alltag nicht aufgeht.
Wähle eine Aufgabe mit klaren Grenzen.
Für einen ersten Versuch eignet sich ein Ablauf, dessen Anfang und Ende eindeutig sind. Eine eingegangene Anfrage mit vollständigen Feldern in einer Kundenübersicht anzulegen ist beispielsweise klarer umrissen als das gesamte Büro zu automatisieren.
- Was löst den Ablauf aus?
- Welche Angaben werden benötigt?
- Wie sieht ein korrektes Ergebnis aus?
- Wer bearbeitet unvollständige oder ungewöhnliche Fälle?
- Was passiert, wenn eine Verbindung ausfällt?
Rechne mit der Arbeit, die übrig bleibt.
Multipliziere die Häufigkeit mit der heutigen Bearbeitungszeit. Ziehe für eine mögliche neue Lösung nicht einfach alles ab: Kontrolle, Nacharbeit und laufende Pflege bleiben oft Teil des Ablaufs. Eine brauchbare Beispielrechnung macht diese Annahmen sichtbar.
Auf unserer Seite zu automatisierten Abläufen kannst du die Zeiten selbst vergleichen. Das Ergebnis ist eine Rechenhilfe für dein Gespräch, keine Prognose. Ob die Annahmen passen, zeigt sich erst bei einer begrenzten Erprobung mit typischen Fällen.
Wo hilft KI – und wo reicht eine feste Regel?
Wenn eindeutig feststeht, welches Feld wohin gehört, ist zunächst eine direkte Verbindung der Programme zu prüfen. Für das Auslesen unterschiedlicher Freitexte oder das Vorbereiten einer Zusammenfassung kann eine KI-Anbindung eine zusätzliche Möglichkeit sein.
Das sind unterschiedliche Aufgaben. Wir prüfen deshalb zuerst das gewünschte Ergebnis und die vorhandenen Schnittstellen. Bei einem Antwortentwurf gehört außerdem die Frage dazu, wer den Inhalt kontrolliert und freigibt. Eine automatische Vorbereitung muss keine automatische Weitergabe bedeuten.
Der erste Versuch braucht ein klares Ende.
Vereinbare vor der Umsetzung, welche Fälle getestet werden und woran eine Verbesserung erkennbar ist. Vergleiche anschließend Aufwand, Fehler und offene Nacharbeit mit dem bisherigen Vorgehen. So lässt sich entscheiden, ob der Ablauf in den Betrieb übernommen, angepasst oder verworfen wird.
Halte für den laufenden Betrieb einen Ansprechpartner, mögliche Nutzungskosten und einen einfachen Ersatzweg fest. Eine gute Verbindung soll die Arbeit erleichtern und auch dann verständlich bleiben, wenn einmal etwas nicht wie vorgesehen funktioniert.
Vom Lesen ins Machen
